Qué es la NOM-151-SCFI-2016
Es la Norma Oficial Mexicana «Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos». Se publicó en el Diario Oficial de la Federación el 30 de marzo de 2017, entró en vigor el 26 de septiembre de 2017 y sustituyó a la NOM-151-SCFI-2002.
Su origen está en el artículo 49 del Código de Comercio, que obliga a los comerciantes a conservar al menos diez años los documentos en que consten contratos, incluidos los mensajes de datos. Para los documentos electrónicos, ese artículo exige que la información se mantenga «íntegra e inalterada» desde que se generó en su forma definitiva, y encarga a la Secretaría de Economía emitir la norma que fije cómo hacerlo. Esa norma es la NOM-151.
Es de observancia general para los comerciantes que conserven mensajes de datos o digitalicen documentos relacionados con sus negocios.
Qué es una constancia de conservación
Es la prueba técnica que exige la norma. Consiste en uno o más sellos digitales de tiempo, que el Código de Comercio define como el registro que prueba que un dato existía antes de la fecha y hora en que se emitió el sello.
La emite un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) acreditado ante la Secretaría de Economía. Técnicamente, la solicitud y la respuesta siguen el estándar RFC 3161 en formato ASN.1, y cada sello incluye, entre otros datos, la huella digital del documento, un número de serie único y la fecha y hora de emisión.
Un detalle importante para la confidencialidad: el PSC no recibe tu contrato, solo su huella digital (un resumen criptográfico o hash). El documento queda bajo tu control.
Cómo funciona, paso a paso
- Las partes firman el contrato en una plataforma de firma electrónica.
- La plataforma calcula la huella digital del documento firmado.
- Envía esa huella al PSC acreditado.
- El PSC devuelve la constancia: un sello digital de tiempo ligado a esa huella.
- Conservas juntos el documento y su constancia.
- Si algún día hay una disputa, se vuelve a calcular la huella del documento y se compara con la de la constancia. Si coinciden, el documento no ha cambiado desde la fecha del sello.
Qué aporta la constancia y qué no
La constancia no es lo que hace válido al contrato. La validez viene del consentimiento de las partes y de una firma apropiada; si te interesa esa diferencia, revisa la guía sobre firma electrónica y firma digital.
Lo que aporta es otra cosa: demuestra que el documento existía en una fecha cierta y que no se ha alterado desde entonces. Eso es justo lo que pide el artículo 93 bis del Código de Comercio para tener por cumplida la conservación de un original electrónico, y lo que el artículo 1298-A considera al valorar un mensaje de datos como prueba: «la fiabilidad del método» con que se generó y conservó.
Tampoco sustituye a un notario. El artículo 100 del Código de Comercio aclara que emitir constancias o sellos de tiempo no conlleva fe pública por sí mismo.
Cuándo conviene pedir constancia NOM-151
- Contratos mercantiles que debes conservar diez años, como exige el artículo 49 del Código de Comercio.
- Contratos que podrías tener que defender en un juicio: créditos, arrendamientos, prestación de servicios de alto valor.
- Expedientes laborales: contratos individuales de trabajo, convenios y finiquitos.
- Documentos que firmas con firma electrónica simple, donde la integridad pesa más como prueba.
- Archivos en papel que quieres digitalizar y destruir después.
Digitalizar documentos en papel
La norma también regula cómo pasar documentos físicos a formato electrónico. Ese proceso debe estar controlado por un tercero legalmente autorizado (TLA), que a su vez debe ser un PSC acreditado. Su función es constatar que la migración se hizo de forma íntegra e inalterable. Escanear un contrato por tu cuenta no equivale a digitalizarlo conforme a la NOM-151.
Cómo saber si tu plataforma cumple
Muchas plataformas dicen «cumplimos NOM-151». Antes de contratar, haz estas preguntas:
- ¿Qué PSC emite las constancias? Debe estar acreditado específicamente para el servicio de constancias de conservación de mensajes de datos.
- ¿La constancia se emite en todos los planes o solo en algunos? ¿Tiene costo adicional por documento?
- ¿Se emite automáticamente al terminar la firma o hay que solicitarla?
- ¿Puedo descargar la constancia y validarla sin depender de la plataforma?
- ¿Qué pasa con mis documentos y constancias si cancelo el servicio?
En la comparativa de plataformas de firma electrónica marcamos cuáles emiten constancia NOM-151 de forma nativa y cuáles lo hacen mediante una integración.
Preguntas frecuentes
¿La constancia NOM-151 sustituye a un notario?
No. El Código de Comercio aclara que emitir constancias de conservación o sellos de tiempo no conlleva fe pública por sí mismo (artículo 100). Los actos que la ley exige otorgar ante notario siguen necesitándolo.
¿El PSC puede ver el contenido de mi contrato?
No. Para emitir la constancia, el PSC recibe solo la huella digital del documento, un resumen criptográfico que no permite reconstruir su contenido. El contrato queda bajo tu control.
¿Cuánto tiempo debo conservar mis contratos electrónicos?
Los comerciantes deben conservarlos al menos diez años, íntegros e inalterados desde que se generaron en su forma definitiva, según el artículo 49 del Código de Comercio.
Fuentes
Esta guía es informativa y no constituye asesoría legal. Para un caso concreto, consulta a un abogado.